Reiseregning

Det har vært behov for å avklare rammene for kompensasjonstillegg, spesielt ved reiser utenlands. HR-avdelingen har derfor utarbeidet en orientering om kompensasjon på reiser som klargjør reglene om kompensasjon for reisetid, pålagt arbeid under reisefraværinnenlands og utenlands, samt kompensasjonstillegg for reiser i utlandet. Orientering om disse rammene finner du på siden Reiseregning.

Reiser

'Hovedregelen er at reiser bestilles av den enkelte selv via UiB sitt reisebyrå med egen UiB-innlogging med eget UiB-kredittkort. Leveres reiseregningen direkte etter reisens slutt (i DFØ Selvbetjeningsportal/DFØ-app), så skal man normalt få oppgjør fra UiB ganske raskt. Husk alltid å oppgi kostnadssted (16000000 for Det juridiske fakultet) og hvor reiseregningen skal belastes,dvs delprosjekt eller grunnbudsjett. Spørsmål som gjelder reiseregningen kan sendes inn i UiB hjelp til lønn eller telefon 55582096.
Se også: Særavtale for reiser innenlands for statens regning.

Gruppereise

Hvis det skal foretas en gruppereise med felles bestilling kan denne bestilles elektronisk. Legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no. Man kan også sende bestilling direkte til Berg-Hansen her: grupper@berg-hansen.no, telefon: 81056810.

Kompensasjonstillegg

For å ha rett på kompensasjonstillegg må reisen defineres som en tjenestereise, og den skal være pålagt og/eller godkjent. En tjenestereise er en reise man utfører på vegne av fakultetet, på oppdrag fra faglig / administrativ ledelse. En tilskuddsreise er en reise som det søkes om støtte til, og hvor det vil være opp til fakultetet om det gis støtte, og eventuelt hvor mye. Det gis ikke kompensasjonstillegg for tilskuddsreiser.

Stipendiater får som hovedregel ikke kompensasjonstillegg; mens eksterne må fylle ut følgende reiseregningsskjema i Betal meg-løsningen.

Retningslinjer om tips

Riksrevisjonen har pålagt UiB å innskjerpe at det ikke skal gis "tips" på regninger som skal dekkes av statlige midler. Det typiske for oss vil vel være representasjon gjennom restaurantregninger og taxiregninger. Det er sikkert noen av enhver av oss som har foretatt avrundinger av denne type regninger. Men vi har fra nå ikke noe handlingsrom, og må følge de nye retningslinjer lojalt.

Disse retningslinjene gjelder ikke for tips gitt i land hvor dette er en del av arbeidstakernes lønn - typisk USA. Men i så fall må man holde seg innenfor det som er vanlig i vedkommende land. Ønsker du å gi tips for egen regning står du fritt til det, men du får ikke dette refundert.

Bilag

Rutiner for bilagsbehandling: alle ansatte kan skanne inn bilagene som vedlegg til skjema for reiseregning eventuelt levere kvitteringer på papir eller ta bilde av dem i DFØ-appen.

Elektroniske flybilletter

• Når arbeidstaker reiser med elektronisk billett, skal det som hovedregel leveres reisebeskrivelse som dokumentasjon for trekkfri refusjon
• Reisebeskrivelsen skal gis av reiseselskapet (flyselskap e.l.) etter at reisen er foretatt og må minst inneholde følgende opplysninger
• Arbeidstakers navn
• Foretatte reiser
• Tid og sted for avreise og ankomst
• Pris på reisen
• I tillegg må arbeidstaker påføre formål med reisen og hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Hvis reisebeskrivelse ikke kan innhentes, kan utgiftene dokumenteres med

• Utskrift fra kreditt- eller bankkort som viser at reisen er betalt. Hvis reisestrekning, dato og navn fremkommer på utskriften, vil utskriften være tilfredsstillende dokumentasjon
• Hvis kreditt- eller bankkortutskriften ikke inneholder opplysninger om reisestrekning, navn og dato, må det i tillegg legges ved
  • Bestillingsbekreftelse eller reisedokument
  • Boardingkort eller setekvittering

Digital kontroll av reiseregninger og refusjon av utlegg fase 2

Januar 2021 fikk vi en virtuell assistent/robot som utfører digital kontroll av refusjon av reiseregninger og utlegg. Det er den virtuelle assistenten Lara som utfører kontrollen. I andre fase vil Lara ved avvik sende refusjon av utlegg eller refusjon i retur direkte til den ansatte med beskjed om hva som må endres. Når den ansatte sender fra seg den korrigerte reiseregningen for andre gang, vil den gå direkte til godkjenner 1 på lønn, som vil sjekke at merknadene er tatt til følge.

Tips til utfylling av reiseregningen eller utlegg

Når du fyller ut en reiseregning eller refusjon av utlegg er det enkle tips som gjør at reiseregningen eller utlegget kan bli raskere attestert og godkjent:

1. Kun ett utlegg på én linje - og last opp kvitteringen for dette utlegget på samme linje. Hvilke utlegg som ikke krever kvittering ser du når du fyller ut i reiseregningen. Vi anbefaler at du ikke lenger "bunkescanner", men legger kvitteringen for hvert utlegg på hver linje.
2. Beløpet du angir må være identisk med beløpet på kvitteringen - inkludert ørebeløpet! Dette gjelder også utenlandsk valuta.
3. Datoen på utleggslinjen må være innenfor reisens start og slutt. På billetter som er kjøpt på forhånd er det reisedato som skal oppgis, ikke kjøpsdato.
4. Bruk gjerne mobiltelefonen til å ta bilde av kvitteringen! Aller best bildekvalitet oppnår du ved å legge kvitteringen på en hvit bakgrunn.
5. Om du har tatt bilde av flere kvitteringer i ett og samme bilde, ikke summer beløpet på èn linje, men opprett like mange linjer som det finnes kvitteringer i bildet, og last opp det samme bildet på alle linjene.

Lara bruker merknadsfeltet til å skrive resultatet av kontrollene. Om du opplever at roboten har gjort feil, er det fint om du kommenterer det i merknadsfeltet og sender skjemaet videre. Kontakt lønnskontoret hvis du har spørsmål enten via UiB hjelp eller på telefon 55582096. For reiseregninger må du passe på at datoen du oppgir på utleggslinjen er innenfor reisens start og slutt.