Gjester - retningslinjer

Rutiner for gjesteforskere ved Det juridiske fakultet

Oversikt over gjesteforskere

UiB sentralt har i januar 2024 kommet med pålegg om at det skal føres oversikt over gjesteforskere til universitetet, blant annet med bakgrunn i Eksportkontrolloven og tilhørende forskrift. Gjesteforskere skal godkjennes av fakultetsledelsen før ankomst. Ordinært kan denne godkjenningen delegeres til administrasjonen, pr. nå ved Henning Simonsen. Ledelsen vil få jevnlige oppdateringer om status for kommende gjester ved fakultetet. Ett av de følgende kriteriene må oppfylles for at godkjenningsrutinen trer i kraft:

• Gjesten trenger et formelt innbydelsesbrev fra UiB
• Gjesten skal ha dekket reise-/oppholdsutgifter eller motta stipend fra UiB
• Gjesten skal betale fakultetet noe for oppholdet
• Gjesten trenger kontorplass
• Gjesten trenger IT-gjestekonto

Dette innebærer at eksterne deltagere på seminarer/konferanser o.l., eller gjester som bare er innom noen timer, evt. en dag eller to uten å trenge verken kontor eller IT-konto, ikke trenger å registreres etter denne rutinen.

Før besøket («preboarding»)

Faglig vertsperson søker til ledelsen (eller til delegerte adm. personer) via dette skjemaet. Her skal det registreres følgende:

• Navn på faglig vertsperson
• Navn på gjest (likt det som står i passet)
• E-post gjest
• Mobilnummer gjest
• Hjemmeinstitusjon
• Navn og e-post til kontaktperson ved hjemmeinstitusjon
• Navn på nærmeste pårørende
• Mobilnummer til nærmeste pårørende
• Statsborgerskap
• Ankomst- og avreisedato
• Formål med gjesteforskeroppholdet
• Fagområde
• Behov for arbeidsplass/kontorplass
• Behov for gjestekort, evt. gjestekort med bilde for langtidsopphold
• Ev. behov for UiB-bolig
• Økonomiske bidrag fra fakultetet?: reise/opphold/stipend/honorar

Saksbehandling etter registrering

• Godkjenning av søknad, evt. avslag (Ansvar: Henning Simonsen/ledelsen)
• Utarbeide innbydelsesbrev ved behov (Ansvar: angjeldende forskningsrådgiver, godkjennes av ett medlem i dekanatet)
• Arkivere registreringsskjemaet i ePhorte/UH Sak (Ansvar: Ingrid Straume)
• Gjest tildeles kontor/arbeidsplass (Ansvar: Henning Simonsen/Vivian Gjelsvik)
• Gjestekort, evt. kort med bilde fra kortsenteret (Ansvar: Vivian Gjelsvik/Henning Simonsen)
• Eventuell bestilling av UiB-bolig (Ansvar: Ingrid Straume)

Gjesten ankommer («onboarding»)

• Gjesteadgangskort (Ansvar: Vivian Gjelsvik/Henning Simonsen)
• Gjestekort med bilde for langtidsopphold (Ansvar: Henning Simonsen/Vivian Gjelsvik)
• Kontor, eller arbeidsplass på 465 – levere ut nøkkel til kontoret (465 får kortlås)
• Info om rømningsveier, slukningsutstyr og oppsamlingsplass (Ansvar: Vivian Gjelsvik)
• Gjestebrukerkonto for gjester som skal være mer enn noen dager (Ansvar: Henning Simonsen)
• Vise/informere om hvor biblioteket er (Ansvar: Vivian Gjelsvik)
• Info om gjesten i Fakultetsnytt (Ansvar: Ingrid Straume/Henning Simonsen)
• Andre praktiske beskjeder

Gjesten drar («offboarding»)

• Tilbakelevering av kort, nøkkel – rydde plassen (Ansvar: Vivian Gjelsvik/Henning Simonsen)
• Avslutte IT-tilgang (hvis ikke det ligger inne med sluttdato) (Ansvar: Henning Simonsen)
• Ev. opprette gjesten i BetalMeg , gi veiledning i bruk, samt oppgi kontaktperson for bistand/avklaringer (Ansvar: Ingrid Straume)

Retningslinjer for mottak av gjesteundervisere og -forskere ved fakultetet

Formål

Av opplagte faglige grunner er det ønskelig at fakultetet mottar gjesteundervisere og gjesteforskere i kortere eller lengre tidsperioder. Formålet med disse retningslinjene er først og fremst å sikre at det ikke inviteres gjesteundervisere eller -forskere til fakultetet uten at det på forhånd finnes dekning for eventuelle økonomiske forpliktelser.

Gjesteundervisere

Ekstern undervisning på masterstudiet som medfører økonomiske forpliktelser for fakultetet godkjennes på forhånd av undervisningsdekanen. Ansvar: Undervisningsdekanen/studieseksjonen

Ekstraundervisning som ikke innebærer økonomiske utlegg fra fakultetet – typisk gjesteforelesninger fra gjesteforskere – kan besluttes av de enkelte kursansvarlige - dette er å betrakte som et positivt tilskudd til undervisningen og krever ingen involvering av undervisningsdekanen eller studieseksjonen.

Det avsettes en særskilt pott på årsbudsjettet for ekstern undervisning på masterstudiet som medfører økonomiske forpliktelser for fakultetet. Ansvar: fakultetsøkonom/studieseksjon

Gjesteforskere

Inviterte gjesteforskere har ofte egne midler til å finansiere oppholdet. Hvis de ikke har egen finansiering er det påkrevd at det på forhånd er ordnet med finansiering av den vitenskapelig ansatte (evt. forskergruppe e.l.) som er faglig vertskap. Aktuelle finansieringskilder kan være egne BOA-prosjekter, ‘små driftsmidler’, Meltzerfondet, SPIRE-midler m.m. Ansvar: det faglige vertskapet

Det forekommer relativt ofte at det kommer henvendelser fra utenlandske forskere som ønsker gjesteopphold ved fakultetet. Forutsetningen for å ta imot en slik gjest er at det finnes interesse hos en eller flere vitenskapelig ansatte for å være faglig vertskap. Alle gjesteforskere i denne kategorien må godkjennes på forhånd av forskningsdekanen. Ansvar: den som saksbehandler henvendelsen/potensielt faglig vertskap/forskningsdekanen

Gjester som både underviser og forsker

For de få tilfellene der gjester er her både som forskere og som betalte undervisere må dekning og fordeling av kostnadene klargjøres på forhånd (på ad hoc-basis) mellom forsknings- og undervisningsdekanen. Ansvar: saksbehandler/forskningsdekan/undervisningsdekan

Kontor til gjester

Gjesteundervisere og -forskere med behov for kontor føres inn i gjesteoversikten, der forsknings- og stabsseksjonen er ansvarlig for å finne egnet arbeidsplass for gjesten. Ansvar: den relevante studieårsansvarlige/medarbeider i forsknings- og stabsseksjonen