Nytilsatt ved fakultetet

Informasjon til nytilsatte - kort oversikt
I lenken over finner du informasjon om helse, miljø og sikkerhet, arbeidsvilkår, praktiske opplysninger m. m.

INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYTILSATTE VED DET JURIDISKE FAKULTET, UIB.

Alle nytilsatte skal sikres god mottakelse når de begynner i en stilling ved Det juridiske fakultet. Det følgende introduksjonsprogrammet skal følges ved tilsettinger i alle stillingsgrupper, både vitenskapelige og administrative. HR konsulent er ansvarlig for at introduksjonsprogrammet følges opp sammen med nærmeste overordnete leder for de ulike stillingskategoriene:

Administrative stillinger •fakultetsdirektør for seksjonslederne •forsknings-og stabsseksjonen – seksjonssjef •studieseksjonen -seksjonssjef

Vitenskapelige stillinger• HR konsulent følger opp og trekker inn vitenskapelig ledelse der det er behov:

• dekan - professor / førsteamanauensis

• prodekan for forskning – stipendiater / postdoktorer

• visedekan for undervisning - universitetslektorer

Straks tilsettingsvedtaket er truffet: • Ønske velkommen Straks tilsettingsvedtaket er klart skal nærmeste overordnete leder ved fakultetet eller HR konsulent ta kontakt med deg skriftlig eller muntlig. Det informeres om tilsettingsvedtak,tiltredelsesdato og eventuelt andre praktiske spørsmål bør tas opp for snarlig avklaring

Det lages en sjekkliste for deg som er nytilsatt som skal sikre at tiltak i introduksjonsprogrammet blir gjennomført. HR-ansvarlig sørger for at alle involverte parter er informert .

• Tilbudsbrev og opplysningsskjema Når tilsettingsvedtaket er truffet sender HR konsulent et tilbudsbrev med opplysningsskjema som den nytilsatte må fylle ut og returnere snarest mulig.

Ansvarlig: HR ansvarlig ved fakultetet

Den ansatte har bekreftet at vedkommende takker ja • Det sendes epost til den nytilsatte med informasjon som kan være greit før vedkommende begynner.

Ansvarlig: HR ansvarlig

• Oppnevne kontaktperson for den nytilsatte Nærmeste overordnete leder oppnevner en kontaktperson ved fakultetet som skal ha et særlig ansvar for at den nytilsatte finner seg tilrette. Kontaktpersonen skal være behjelpelig med informasjon om både sosiale, tekniske og administrative forhold.

Fadderordning for stipendiater/ universitetslektorer

Ansvarlig: HR konsulent i samråd med nærmeste overordnete leder (prodekan for forskning / ansvarlig for forskerskolen for stipendiater)

Når tiltredelsesdato er avklart

• Tilsettingsbrev med arbeidsavtale sendes den nytilsatte sammen med aktuell informasjon • Strategiplan • Undervisningsmateriell for vitenskapelige.

Ansvarlig: HR-ansvarlig

• Tilrettelegge arbeidsplassen I god tid før tiltredelsesdagen forberedes arbeidsplassen for den nytilsatte -nedvask av kontor -telefon/navn på telefonliste -it utstyr -dørskilt, gangskilt -posthylle Ansvarlig: ansvarlig for infrastruktur

• Informasjon i Fakultetsnytt uken før den nytilsatte tiltrer, der man informerer om at det kommer en ny kollega, hvor vedkommende sitter, stilling osv, og der man ønsker vedkommende velkommen til fakultetet. Etter avtale med den nytilsatte kan man gjerne ta med litt om hva vedkommende har gjort før, og bilde.

Tips: videresend Fakultetsnytt elektronisk til den nytilsatte, og ønsk samtidig velkommen til første arbeidsdag ved Fakultetet Ansvarlig: HR-ansvarlig

• Invitasjon til velkomstmøte Nærmeste overordnete leder inviterer den nytilsatte til et «velkomstmøte» den første arbeidsdagen. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder / HR-ansvarlig

Tiltredelsesdagen

• Velkomstmøte og informasjonsmappe Den nytilsatte tas imot av nærmeste overordnete leder og eventuelt kontaktperson /fadder / HR-ansvarlig.

• Informasjon som utleveres og gjennomgås -Rettigheter og plikter for vitenskapelig tilsatte ved Det juridiske fakultet -Rettigheter og plikter for administrativt tilsatte ved Det juridiske fakultet

         -Praktisk informasjon om fakultetet  (a-å-liste)
         

Vis aktuelle lenker: -ansattsider

         -Personalreglement
         -Personalreglement vitenskapelige
         -Regelsamling UiB
         -

Det informeres om : - Sebra, brukerkonto osv - eksternweb - BRITA, LYDIA, -systemer den nytilsatte vil få bruk for i sin stilling.

Eks. Mi side, ephorte, innkjøpssystem osv.
          - for administrativt tilsatte - flexiskjema

Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

• Omvisning-hilserunde Nærmeste overordnete leder/kontaktperson/fadder viser den nytilsatte rundt på fakultet, inkludert bibliotek, kantine. Viktig at vedkommende får hilse på fakultetsledelsen. Leder/ kontaktperson/ fadder sørger for å ta den nytilsatte med til lunsj første dagen. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

Kartlegge behov for kurs, opplæring osv. • For administrativt personale Det må planlegges introduksjon, veiledning og nødvendig opplæring i prøvetiden (6 måneder) slik at arbeidsgivers forpliktelser ihenhold til prøvetidsreglene blir ivaretatt. –eks kurs i office, ephorte, Miside, osv

Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

• For vitenskapelig personale Nytilsatte i vitenskapelige stillinger må få planlagt arbeidsbelastningen de første 2-3 månedene. Det må planlegges undervisning, tid til forskning osv. Stipendiatene må få tilbud om kurs i Word for å komme raskt i gang med skriving. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

Innen 1-2 mnd

• Nytilsattemøte v/Fakultetet

Hensikt er å fange opp det den nytilsatte lurer på. Relevante personer fra administrasjon samles alt etter hvilken stillingstype det gjelder. I tillegg er det hensiktmessig å ha med prodekan for forskning. Ledelse, organisering , etikk osv • -reiseregninger • -undervisningsregnskap • -sykefravær, permisjoner ol. • -eksternweb • -hvordan og til hvem melder man fravær, ferie • -regler for ferietid og feriepenger • -brannvern – avslutter med brannrunde og info

Stipendiater NB: eget opplegg for stipendiater. Møte ved oppstart av forskerskolen. Møte i starten av januar . Ligger inne i årshjul.

Ansvarlig: HR-ansvarlig følger opp, kaller inn aktuelle personer

De første 6 månedene

• Samtaler med nærmeste overordnete leder Etter ca 2 måneder bør leder holde en samtale med den nytilsatte for å få inntrykk av om vedkommende finner seg til rette. Lederen skal også kontrollere at tiltak i sjekklisten blir fulgt opp. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder/HR ansvarlig følger opp

• Medarbeidersamtale – stipendiater Fadderordning for stipendiater skal gjelde fram til visedekan har medarbeidersamtale iløpet av de første 6 mnd. Ansvarlig: prodekan for forskning

• Invitasjon til introduksjonskurs/velkomstmøte UiB 1 gang pr. semester. Nytilsatt melder seg på selv, sende lenke UiBs introduksjonsseminar Ansvarlig: HR ansvarlig