Reiseregning

NB! Når du har fått UiB kredittkort, kan du registrere det i PAGA og ta i bruk digitale reiseregninger. Mer informasjon om hvordan dette gjøres finner du på dette e-læringskurset.

Reiser

Hovedregelen er at reiser bestilles av den enkelte via Berg-Hansen Reisebyrå med eget kredittkort. Kontaktinformasjon Berg-Hansen: tel:08050, e-post: bestilling@berg-hansen.no, internett:www.berg-hansen.no. Leveres reiseregningen direkte etter reisens slutt (i personalportalen Paga), så skal man normalt få oppgjør fra UiB før kredittkortregningen forfaller. Alle ansatte ved fakultetet som har tilgang til Paga skal bruke elektronisk reiseregning i Paga. Husk alltid å oppgi kostnadssted på reiseregningen dvs. hvor reiseregningen skal belastes f.eks. prosjekt, grunnbudsjett eller lignende. Hvis det skal foretas en gruppereise med felles bestilling kan denne bestilles elektronisk. Legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no og/eller kontakt Ingrid Straume for bistand. Se også: Særavtale for reiser innenlands for statens regning

Kompensasjonstillegg: For å ha rett på kompensasjonstillegg må reisen defineres som en tjenestereise, og den skal være pålagt og/eller godkjent. En tjenestereise er en reise man utfører på vegne av fakultetet, på oppdrag fra faglig / administrativ ledelse. En tilskuddsreise er en reise som det søkes om støtte til, og hvor det vil være opp til fakultetet om det gis støtte, og eventuelt hvor mye. Det gis ikke kompensasjonstillegg for tilskuddsreiser.

Stipendiater får som hovedregel ikke kompensasjonstillegg.

Se her for mer informasjon om kompensasjonstillegg

Eksterne må fylle ut følgende reiseregningsskjema Mal for reiseregning eksterne
Refusjonsskjema for personer med utenlandsk bankkonto

Retningslinjer vedrørende TIPS

Riksrevisjonen har pålagt UiB å innskjerpe at det ikke skal gis "tips" på regninger som skal dekkes av statlige midler. Det typiske for oss vil vel være representasjon gjennom restaurantregninger og taxiregninger. Det er sikkert noen av enhver av oss som har foretatt avrundinger av denne type regninger. Men vi har fra nå ikke noe handlingsrom, og må følge de nye retningslinjer lojalt.

Disse retningslinjene gjelder ikke for tips gitt i land hvor dette er en del av arbeidstakernes lønn - typisk USA. Men i så fall må man holde seg innenfor det som er vanlig i vedkommende land.

Dersom noen ønsker å gi tips for egen regning, står man fritt til det. Men man får ikke dette refundert av staten.

Bilag

Rutiner for bilagsbehandling: Paga: alle ansatte kan skanne inn bilagene som vedlegg til skjema for reiseregning eventuelt levere kvitteringer på papir.

Alle andre kan fortsatt levere inn reiseregning på papir, og legge ved bilag (helst i original).

Elektroniske flybilletter: • Når arbeidstaker reiser med elektronisk billett, skal det som hovedregel leveres reisebeskrivelse som dokumentasjon for trekkfri refusjon • Reisebeskrivelsen skal gis av reiseselskapet (flyselskap e.l.) etter at reisen er foretatt og må minst inneholde følgende opplysninger – Arbeidstakers navn – Foretatte reiser – Tid og sted for avreise og ankomst – Pris på reisen – I tillegg må arbeidstaker påføre formål med reisen og hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på • Hvis reisebeskrivelse ikke kan innhentes, kan utgiftene dokumenteres med – Utskrift fra kreditt- eller bankkort som viser at reisen er betalt. Hvis reisestrekning, dato og navn fremkommer på utskriften, vil utskriften være tilfredsstillende dokumentasjon – Hvis kreditt- eller bankkortutskriften ikke inneholder opplysninger om reisestrekning, navn og dato, må det i tillegg legges ved • Bestillingsbekreftelsen eller reisedokument • Boardingkort eller setekvittering