Innkjøp og bestillinger

Bestillinger av varer og tjenester – praktisk informasjon til ansatte ved fakultetet

Generelt: Som ansatte i staten er UiBs ansatte pålagt å gjøre innkjøp for UiB-midler i tråd med retningslinjene. Riksrevisjonen passer på at disse reglene blir fulgt. I praksis betyr det at det skal foretas færrest mulig innkjøp på egen hånd - med refusjon i etterhånd. Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIBs avtaleleverandører, der det presumptivt er forhandlet frem de beste betingelsene. UiB har videre som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres elektronisk via såkalte PM-bestillinger i det elektroniske systemet BasWare PM. I dette systemet godkjennes innkjøpet på forhånd ved at innkjøpet både attesteres og anvises på forhånd – formålet er at statsansatte ikke skal pådra arbeidsgiver ikke-godkjente kostnader.

Fakultetet har tre bestillere, disse er:

• Bente Rosnes – tlf. 89 515
• Ingrid Straume – tlf. 89 641
• Vivian Gjelsvik – tlf. 89 565

NB! Det er alltid viktig å opplyse til bestiller på forhånd hvor kostnaden skal belastes i regnskapet; Meltzerprosjekt, NFR-prosjekt, bokkvote o.s.v.

Bøker

UIB er ikke lengre forpliktet til å bruke Akademika ettersom vi ikke lengre har en forpliktende avtale. Inntil videre står alle ansatte fritt til å kjøpe bøker hvor dere vil og få beløpet refundert, men vedtaket om å benytte bestillingssystemet så fremt det lar seg gjøre, gjelder fremdeles. Bente er bestiller. Hun trenger ISBN-nummeret, sjekk gjerne http://www.akademika.no/. Bøker kjøpt på reise kan man legge til på reiseregningen.

Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (St.prp., NOU, osv)

NOU kan bestilles på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

Biblioteket har også noen NOU og kan bestille ved forespørsel.

Oversettelse

Se oppslag på Forskningsadministrasjonssiden LAG NY LENKE

IT-utstyr

IT-utstyr av alle slag skal bestilles via UiB-systemet. IT-avdelingen støtter ikke pc’er som er innkjøpt på egen hånd – dette har både med sikkerhet og effektivitet å gjøre. Kontakt Vivian for å effektuere bestilling.

Matbestillinger

Vi er pålagt å bruke SIB til servering på UiB. Legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no. Haster det, ta kontakt med Ingrid

Husk å oppgi følgende opplysninger:

• Mat: Hva slags mat ønsker du å bestille?
• Drikke
• Dato og Klokkeslett
• Leveringssted/rom
• Antall personer
• Spesielle ønsker
• Finansiering (hvor skal det føres i regnskapet)

Kontormøbler

Behov for nye eller tilpassede kontormøbler (hev/senke-pult, kontorstol o.l.) avdekkes under den årlige HMS-runden eller meldes inn til forsknings- og stabsseksjonen ved seksjonsleder Birgit Falch (birgit.falch@jurfa.uib.no – tlf. 89 560). Vivian foretar bestillingen.

Restaurantbesøk

Mange av byens restauranter har avtale med UiB og kan bestilles via det elektroniske systemet. Legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no – husk antall personer, budsjett, eventuelle spesielle hensyn i matveien, og kostnadssted. Eller kontakt Ingrid direkte.

Reiser

Hovedregelen er at reiser bestilles av den enkelte via Berg-Hansen Reisebureau med eget kredittkort. Leveres reiseregningen direkte etter reisens slutt (i personalportalen Paga), så skal man normalt få oppgjør fra UiB før kredittkortregningen forfaller. Husk alltid å oppgi kostnadssted på reiseregningen. Hvis det skal foretas en gruppereise med felles bestilling kan denne bestilles elektronisk. Legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no og/eller kontakt Ingrid. Se også: Særavtale for reiser innenlands for statens regning

Hotellbestillinger

Flere av de store kjedene (alle Scandic hotell og Rica hotell) har avtale med UiB, slik at det skal tilstås rabatter på standardprisene. Har man gjest(er) som trenger hotell så legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no – husk navn på gjesten(e), spesielt ønske vedr. hvilket hotell, type rom, og kostnadssted. Eller kontakt Ingrid direkte. Pr. 1. januar 2014 dekkes legitimerte utgifter til overnatting på hotell eller tilsvarende med inntil kr 1650,-. Dersom overnattingen overstiger dette beløpet, må det begrunnes på reiseregningen.

Visittkort

Bestilling av visittkort kan opprettes via denne linken http://ait.no/uib/ Når ordren er opprettet vil du motta en ordrebekreftelse på den e-postadressen du oppgir i bestillingen. Ordrebekreftelse må du videresende til Vivian Gjelsvik slik at ordren kan legges inn i bestillingssystemet. Det er først når trykkeriet mottar en slik bestilling at man iverksetter produksjonsprosessen.

Navneskilt, mapper og andre artikler

Se utvalget av ulike produkter på Kommunikasjonsavdelingens side for profilartikler

Spørsmål om bestillinger? Kontakt en av bestillerne.