Arrangere møte, seminar eller konferanse

Skal du planlegge og gjennomføre et seminar, konferanse eller et møte?

Rombooking

Alle ansatte kan få tilgang til å booke møterommene 544, 545, 546 og 448 (Jus II) fra sin egen Outlook-kalender. Du kan kontakt Ingrid Straume for å få hjelp til å denne tilgangen. Dersom du fortsatt ønsker bistand til å booke et rom, kan du kontakte Ingrid. Informasjon om booking av møterom på fakultetet, andre lokaler på Dragefjellet og resten av UiB, og eksterne lokaler finner du her: Rombooking

Servering

Dersom du skal ha et arrangement og trenger matservering, kan du informasjon og bistand her: Innkjøp og bestillinger

Skal du ha et mindre møte, kan du finne kaffetraktere og vannkoker på kjøkkenet utenfor møterommene. Kaffe og te skal også være tilgjengelig på kjøkkenet, hvis ikke finner du dette i rekvisitalageret.

Det er også mulig å hente kaffe i kaffeautomaten i 7.etg. Det ligger pappkrus i skapet ved siden av automaten

Andre innkjøp

Blomster, gaver etc. du finner informasjon om det under Innkjøp og bestillinger

Påmelding

Hvis arrangementet skal ha påmelding kan skjemaker brukes til å lage elektronisk påmeldingsskjema.

• https://skjemaker.app.uib.no/

Skjemaker er et verktøy hvor du kan lage alle typer elektroniske skjema, f.eks påmeldingsskjema eller spørreundersøkelser. Du kan logge inn med ditt UiB-brukernavn og passord. Her finner du mer informasjon om hvordan du kan bruke skjemaker selvhjelp skjemaker

Promotering, invitasjoner og informasjon

Avhengig av hva slags arrangement det er snakk om, men er det relevant for resten av fakultetet kan det legges inn i Fakultetskalenderen. På den måten unngår du at ditt seminar eller konferanse kolliderer med andre store hendelsen ved fakultetet/UiB.

Arrangementet kan legges inn i kalenderen på nettsidene, det kan også promoteres i Fakultetsnytt og på Facebook hvis man ønsker det.

Se mer informasjon om under siden om Kommunikasjon, formidling og informasjon.

Møteinnkalling

Møteinnkalling kan gjøres i Outlook. Veldig greit.

I Profilmanualen for UiB finner du mange fine maler for invitasjoner (i e-post) og nyhetsbrev: http://kapd.h.uib.no/profilmanual/02Maler/02ff02_EpostNyhetsbrev.html

Hjelp til større møter, seminarer og konferanser

send e-post til oppdrag.stab@jurfa.uib.no

Ingrid Straume hjelper deg med forskjellige typer oppgaver dersom du skal arrangere et større møte eller en konferanse. Du kan kontakte Ingrid direkte, eller du kan velge å sende en e-post til oppdrag.stab@jurfa.uib.no. Ingrid kan bistå med følgende:

• Booke møterom og lokaler.
• Bestille flyreiser for tilreisende
• Bestille og klargjøre diverse konferansemateriell
• Bestille mat
• Bestille blomster
• Bestille restaurant
• Bistå med diverse hjelp under selve konferansen
• Ta i mot å behandle reiseregninger til bidragsytere

Gjester

Større arrangementer har gjerne eksterne foredragsholdere e.l. se siden om Gjester for å vite mer om mottak av gjester.

Tilbake til Praktisk