Innkjøp og bestillinger

Som ansatt i staten, er man bundet av universitetets innkjøpsavtaler. Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIB sine avtaleleverandører, der de beste betingelsene er forhandlet frem. UiB har som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres via UiBs elektroniske bestillingssystem.

Fakultetet har ikke egne bestillere og denne tjenesten leveres av Økonomiavdelingen. Alle ansatte kan rekvirere bestillinger selv via UiBHjelp

Fakultetet har to kontaktpersoner for bestillinger:

• Ingrid Straume – tlf. 89 641 - bestilling av hotell, reiser, mat, blomster, lokaler
• Vivian Gjelsvik – tlf. 89 565 - bestilling av bøker, IT-utstyr, møbler og kontorrekvisita

Hvis den ene er fraværende, vil den andre kunne hjelpe deg.

For at kostnaden skal regnskapsføres korrekt sted, trenger bestilleren å vite hvor kostnaden skal belastes; for eksempel fra Meltzerprosjekt, NFR-prosjekt, bokkvote o.s.v.

Alle fakturaer til UiB skal adresseres til den felles fakturaadressen, som er: Universitetet i Bergen, DFØ fakturamottak, PB 4710 Torgarden 7468 Trondheim Alle fakturaer skal dessuten merkes med stedskode, som for Det juridiske fakultet er: 16000000.

Bøker

Ved bestilling av bøker trenger bestillerne ISBN-nummeret og hvor bestillingen skal belastes. Sjekk gjerne Akademika for å finne ISBN NR på boken du skal bestille. Dersom man kjøper bøker på reise kan dette føres opp på reiseregningen.

Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (Stortingsproposisjoner, NOU, osv)

NOU og St.prp. kan bestilles på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Klikk på lenken Fagbokforlaget og bestill som privatperson. Kvitteringen sendes i DFØ-app/selvbetjeningsportal sammen med et refusjonsskjema til sted 160001.

Biblioteket har også noen NOU og stortingsproposisjoner, og kan bestille dette ved forespørsel.

IT-utstyr

• Innkjøp av IT-utstyr skal følge IT-avdelingens opplisting over maskiner fra leverandører UiB har rammeavtale med. Dette omfatter datamaskiner, skrivere og annet datautstyr som er testet og kvalitetssikret av IT-avdelingen.
  
• Alt utstyr som inngår i UiBs bestillings,- og regnskapssystem er UiBs eiendom. Det betyr at dersom en ansatt slutter, skal utstyret leveres tilbake til fakultetet.
  
• Alle spørsmål om IT-utstyr kan rettes til Vivian Gjelsvik
• Kjøp av datamaskin
  
  • Fakultetsstyret vedtok på møte 6. mai 2014 (sak 36/14), retningslinjer for innkjøp av datamaskin på fakultetet. I de vedtatte retninglinjene står det:
    • Dersom du ikke ønsker en bærbar maskin, kan fakultetsledelsen etter henvendelse godkjenne en stasjonær PC i stedet for. Dersom noen skulle ønske en stasjonær PC, i tillegg til en bærbar PC, må dette behandles av fakultetsledelsen. Terskelen for å få en stasjonær maskin, i tillegg til en bærbar, bør imidlertid være høy av hensyn til likebehandling, og fordi det vil være kostbart for fakultetet med dobbel dekning.
    • Fakultetet tilbyr en enkel, men fullverdig standardpakke med bærbar PC, docking og skjerm. Dersom du ønsker en dyrere maskin enn det fakultetet kan tilby, har du anledning til å bruke av dine egne driftsmidler til å dekke mellomlegget. Eksempler på egne driftsmidler kan være forskergruppeledermidler, Meltzermidler og andre eksterne midler. Dersom stipendiater ønsker å bruke av sitt personlige annuum til en dyrere maskin, skal det foreligge særskilte grunner til dette, og det skal avklares med fakultetsledelsen i forkant.
      
    • Ansatte, som fakultetsledelsen tildeler spesielle oppgaver innefor digitalisering, eller som har andre oppgaver som gjør det nødvendig å bruke en Mac, kan etter en nærmere vurdering fra fakultetsledelsen, bli tildelt slike maskiner uten bruk av egne midler. Her bør imidlertid terskelsen for innvilgelse være enda høyere enn ellers.
      
• Dekning av bredbånd
  
  • Ansatte med tjenstlig behov for bredbånd hjemme får en fast månedlig kompensasjon. Se nærmere retningslinjer på IT-avdelingens sider.
• Kjøp av nettbrett
  
  • Egne driftsmidler kan brukes til kjøp av nettbrett, dersom dette fremmer forskning og undervisning.
• Kjøp av mobil
  
  • Universitetsdirektøren har fastsatt nye retningslinjer for mobil og abonnement på UiB. Disse har virkning fra 1.1.2016.
    
    • UiB kan gi mobiltelefon til ansatte som har tjenstlig behov for det, som beskrevet i Statens personalhåndbok § 10.2.2. Med tjenstlig behov menes at stillingen er av en slik art at det er behov for å kunne ivareta oppgaver og ansvar også utenom ordinær arbeidstid, eller at det ligger beredskaps-/vaktordninger til stillingen.
      
    • Ordningen omfatter kjøp av mobiltelefon OG dekning av mobilabonnement. Dette betyr at den som ønsker mobil dekket over UiBs budsjetter, eller egne driftsmidler, skal ha et registrert UiB-abonnement på sitt navn. Det er ikke lengre mulig å bestille mobil uten at det følger et UiB-abonnement med.
      
    • Mer informasjon finner du på IT-avdelingens sider:
      

Matbestilling

Informasjon om og bestillingsskjema for matbestilling finner du på siden Matbestillinger.

Vinmonopolet

Hvordan bestille varer:

• Hent varenummer og navn fra Vinmonopolet.no.
• Sjekk der om varen er på lager.
• Send epost til en av bestillerne senest 1 uke før leveringsfrist, for videre bestilling.
• Eventuelt kan du selv legge inn bestilling direkte i UiBhjelp / skjema: «bestille vare/tjeneste».
• Husk kontaktinformasjon: mobilnummer og navn.
• Ved henting må id og innkjøpsordre tas med. Hvis de spør om UiB sitt kundenummer, er dette 12235.

Hente vare:

• Varer kan hentes når Vinmonopolet bekrefter ordre per epost/sms.
• Id og kopi av ordre må medbringes ved henting. Hvis de spør om UiB sitt kundenummer er dette: 12235.

Bestilling med levering dør-til-dør:

• Her er det viktig å merke seg at alle leveringer går fra Vinmonopolets nettlager i Oslo, og sendes som bedriftspakke dør-dør. Altså vil bestillinger med frakt ikke leveres fra lokal butikk. Bestillinger som skal leveres med frakt må bestilles minimum 5 virkedager før ønsket levering.

 MVA: Alkoholholdig drikke + bærepose/ frakt har 25 % MVA. Alkoholfri drikke har 15 % MVA.

Kontormøbler

Behov for nye eller tilpassede kontormøbler (heve/senke-pult, kontorstol o.l.) avdekkes under den årlige HMS-runden. Dersom du har behov for tilrettelagt utstyr utenom den årlige runden, kan du kontakte Vivian Gjelsvik.

Restaurantbesøk

Man kan bestille bord på alle byens restauranter. Legg da inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jur.uib.no. Husk å oppgi tid og sted, antall personer, navn eller navn på gruppen som skal spise, spesielle hensyn i matveien og hvor det skal regnskapsføres.

Dersom du selv bestiller bord på restaurant; husk da i tillegg å informere om dette i en mail til Oppdrag.Stab, da alle restaurantbestillinger skal registreres i UiBHjelp. I mailen må du oppgi: navn på spisested, dato og kostnadsføring. Navn på de som skal spise eller navn på gruppen skal også oppgis.

Hotellbestillinger - overnatting

Alle hotellbestillinger skal gjøres gjennom UiB sitt reisebyrå til enhver tid. Per oktober 2021 er det Berg-Hansen.

Universitets- og høgskolesektoren har hotellavtale med følgende leverandører om overnatting (kurs og konferanse er en annen avtale):

-         Thon Hotels AS
-         Scandic Hotels AS
-         Nordic Choice Commercial Services AS
-         Rezidor Hotels Norway AS

Har du gjest(er) som trenger hotell følger du denne prosedyren:

• Send en spesifisert bestilling med kopi til oppdrag.stab@jur.uib.no. Vennligst be Berg-Hansen sende kopi av reservasjonen til oppdrag.stab@jur.uib.no slik at denne behandles videre i vårt innkjøpssystem.
• Du kan alternativt sende bestillingen til oppdrag.stab@jur.uib.no, eventuelt med kopi til Ingrid Straume. (Det kan da ta lenger tid før bestillingen effektueres, enn hvis du tar det direkte med Berg-Hansen.)

NB! Husk å oppgi navn på gjesten(e), hvor det skal regnskapeføres og eventuelt ønske om hvilket hotell og type rom.
Pr. 1. januar 2017 dekkes legitimerte utgifter til overnatting på hotell eller tilsvarende med inntil kr 1800,-. Dersom overnattingen overstiger dette beløpet, må det begrunnes på reiseregningen.

(Det skal tilstås rabatter på standardprisene. Oversikt over priser: Gå inn på innkjøpsportalen, deretter rammeavtaler, velg søkefeltet og søk på hotell, så kommer du til avtalen: ANSK-2419-15 Hotelltjenester - overnatting - for Universitets- og høgskolesektoren. Nederst på siden finner du undertegnede kontrakter i pdf-format (prisliste ligger langt nede i dokumentet).)

Oppdaterte rutiner per januar 2024:

Bestilling av hotellrom for gjester/forskere som UiB skal betale for må bestilles gjennom reisebyrå/Berg-Berg Hansen og bestilles av reisebestiller.

Bestilling av hotellrom for gjester som UiB ikke skal betale for: Gjester/forskere som skal betale hotelloppholdet selv kan ikke bruke hotellavtalen og må bestille og betale oppholde selv på et hotell etter eget ønske.

Ønsker en gjest/forsker å utvide oppholdet sitt privat må gjest/forsker bestille dette selv. Reisebestiller hos UiB skal ikke brukes til en slik bestilling.

Visittkort

Bestilling av visittkort kan opprettes via denne linken http://uib.skipnes.no/ Når ordren er opprettet vil du motta en ordrebekreftelse på den e-postadressen du oppgir i bestillingen. Ordrebekreftelse må du videresende til Vivian Gjelsvik slik at ordren kan legges inn i bestillingssystemet. Det er først når trykkeriet mottar en slik bestilling at man iverksetter produksjonsprosessen.

Navneskilt, mapper og andre artikler

Se utvalget av ulike produkter på Kommunikasjonsavdelingens side for profilartikler

Spørsmål om bestillinger? Kontakt en av bestillerne.