Nytilsatt ved fakultetet

Informasjon til nytilsatte - kort oversikt
I lenken over finner du informasjon om helse, miljø og sikkerhet, arbeidsvilkår, praktiske opplysninger m. m.

Hva kan du forvente deg som nytilsatt ved det juridiske fakultet?

Som nytilsatt skal du sikres god mottakelse når du begynner i en stilling ved Det juridiske fakultet. HR konsulent er ansvarlig for at introduksjonsprogrammet følges opp sammen med nærmeste overordnete leder for de ulike stillingskategoriene.

Administrative stillinger

Her er nærmeste leder:

• seksjonssjef for forsknings-og stabsseksjonen
• seksjonssjef for studieseksjonen
• fakultetsdirektøren er nærmeste leder for seksjonssjefene

Vitenskapelige stillinger

HR konsulent følger opp og trekker inn vitenskapelig ledelse der det er behov:

• dekan - professor / førsteamanauensis
• prodekan for forskning – stipendiater / postdoktorer
• visedekan for undervisning - universitetslektorer
  

===== Når tilsettingsvedtaket foreligger: =====

• Ønske velkommen

Straks tilsettingsvedtaket er klart skal nærmeste overordnete leder ved fakultetet eller HR konsulent ta kontakt med deg skriftlig eller muntlig. Det informeres om tilsettingsvedtak, tiltredelsesdato og eventuelt andre praktiske spørsmål bør avklares med en gang.

Det lages en sjekkliste for deg som nytilsatt. Denne skal sikre at introduksjonsprogrammet blir gjennomført. HR-ansvarlig sørger for at alle involverte parter er informert.

• Tilbudsbrev og opplysningsskjema

Når tilsettingsvedtaket er truffet sender HR konsulent et tilbudsbrev med opplysningsskjema som du må fylle ut og returnere snarest mulig. Ansvarlig: HR ansvarlig ved fakultetet

• Du takker ja til stillingen

Det sendes epost til deg med informasjon som kan være greit før du begynner. Ansvarlig: HR ansvarlig

• Oppnevne kontaktperson for deg

Nærmeste overordnete leder oppnevner en kontaktperson ved fakultetet som skal ha et særlig ansvar for at du skal finne deg tilrette. Kontaktpersonen skal være behjelpelig med informasjon om både sosiale, tekniske og administrative forhold.

HR konsulent i samråd med nærmeste overordnete leder (prodekan for forskning / ansvarlig for forskerskolen for stipendiater) er ansvarlig for fadderordning for stipendiater/ universitetslektorer.

Når tiltredelsesdato er avklart

Tilsettingsbrev med arbeidsavtale sendes ut sammen med aktuell informasjon Dette kan være strategiplan, eller undervisningsmateriell. HR-ansvarlig sørger for at dette blir gjort.

Tilrettelegge arbeidsplassen

I god tid før tiltredelsesdagen forberedes arbeidsplassen for den nytilsatte -nedvask av kontor -telefon/navn på telefonliste -it utstyr -dørskilt, gangskilt -posthylle Ansvarlig for infrastruktur sørger for at dette blir gjort.

Informasjon i Fakultetsnytt uken før eller samme uke som du tiltrer. Her informeres det om at det kommer en ny kollega, hvor vedkommende sitter, stilling osv, og der man ønsker vedkommende velkommen til fakultetet. Hvis du ønsker, kan det gjerne ta med litt om hva vedkommende har gjort før, og bilde.

Tips: videresend Fakultetsnytt elektronisk til den nytilsatte, og ønsk samtidig velkommen til første arbeidsdag ved Fakultetet Ansvarlig: HR-ansvarlig

• Invitasjon til velkomstmøte Nærmeste overordnete leder inviterer den nytilsatte til et «velkomstmøte» den første arbeidsdagen. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder / HR-ansvarlig

Tiltredelsesdagen

• Velkomstmøte og informasjonsmappe Den nytilsatte tas imot av nærmeste overordnete leder og eventuelt kontaktperson /fadder / HR-ansvarlig.

• Informasjon som utleveres og gjennomgås -Rettigheter og plikter for vitenskapelig tilsatte ved Det juridiske fakultet -Rettigheter og plikter for administrativt tilsatte ved Det juridiske fakultet

         -Praktisk informasjon om fakultetet  (a-å-liste)
         

Vis aktuelle lenker: -ansattsider

         -Personalreglement
         -Personalreglement vitenskapelige
         -Regelsamling UiB
         -

Det informeres om : - Sebra, brukerkonto osv - eksternweb - BRITA, LYDIA, -systemer den nytilsatte vil få bruk for i sin stilling.

Eks. Mi side, ephorte, innkjøpssystem osv.
          - for administrativt tilsatte - flexiskjema

Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

• Omvisning-hilserunde Nærmeste overordnete leder/kontaktperson/fadder viser den nytilsatte rundt på fakultet, inkludert bibliotek, kantine. Viktig at vedkommende får hilse på fakultetsledelsen. Leder/ kontaktperson/ fadder sørger for å ta den nytilsatte med til lunsj første dagen. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

Kartlegge behov for kurs, opplæring osv. • For administrativt personale Det må planlegges introduksjon, veiledning og nødvendig opplæring i prøvetiden (6 måneder) slik at arbeidsgivers forpliktelser ihenhold til prøvetidsreglene blir ivaretatt. –eks kurs i office, ephorte, Miside, osv

Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

• For vitenskapelig personale Nytilsatte i vitenskapelige stillinger må få planlagt arbeidsbelastningen de første 2-3 månedene. Det må planlegges undervisning, tid til forskning osv. Stipendiatene må få tilbud om kurs i Word for å komme raskt i gang med skriving. Ansvarlig: nærmeste overordnete leder

Innen 1-2 mnd

• Nytilsattemøte v/Fakultetet

Hensikt er å fange opp det den nytilsatte lurer på. Relevante personer fra administrasjon samles alt etter hvilken stillingstype det gjelder. I tillegg er det hensiktmessig å ha med prodekan for forskning. Ledelse, organisering , etikk osv • -reiseregninger • -undervisningsregnskap • -sykefravær, permisjoner ol. • -eksternweb • -hvordan og til hvem melder man fravær, ferie • -regler for ferietid og feriepenger • -brannvern – avslutter med brannrunde og info

Stipendiater NB: eget opplegg for stipendiater. Møte ved oppstart av forskerskolen. Møte i starten av januar . Ligger inne i årshjul.

Ansvarlig: HR-ansvarlig følger opp, kaller inn aktuelle personer

De første 6 månedene

Samtaler med nærmeste overordnete leder Etter ca 2 måneder bør din nærmeste leder ha en samtale med deg for å se om du finner seg til rette. Lederen skal også kontrollere at tiltak i sjekklisten blir fulgt opp. Nærmeste overordnete leder/HR ansvarlig følger opp dette.

Medarbeidersamtale – stipendiater Fadderordning for stipendiater skal gjelde fram til visedekan har medarbeidersamtale iløpet av de første 6 mnd. Ansvarlig: prodekan for forskning

Invitasjon til introduksjonskurs/velkomstmøte UiB Dette er et kurs i regi av UiB sentralt (se kurskalender). Det holdes en gang pr. semester. Du melder deg på selv når du ser at det UiBs introduksjonsseminar Ansvarlig: HR ansvarlig