Innkjøp og bestillinger

Bestillinger av varer og tjenester

Som ansatt i staten, er man bundet av universitetets innkjøpsavtaler. Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIB sine avtaleleverandører, der de beste betingelsene er forhandlet frem. UiB har som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres via UiBs elektroniske bestillingssystem.

Fakultetet har tre bestillere, disse er:

• Bente Rosnes – tlf. 89 515 - bestilling av bøker
• Ingrid Straume – tlf. 89 641 - bestilling av hotell, reiser, mat, blomster, lokaler
• Vivian Gjelsvik – tlf. 89 565 - bestilling av IT-utstyr og kontorrekvisita

Dersom en av bestillerne er borte, vil en av de andre kunne hjelpe deg. For at kostnaden skal regnskapsføres korrekt sted, trenger bestilleren å vite hvor kostnaden skal belastes; for eksempel fra Meltzerprosjekt, NFR-prosjekt, bokkvote o.s.v.

Bøker

UIB har ikke lenger noen forpliktende avtale med Akademika. Inntil videre står alle ansatte fritt til å kjøpe bøker hvor man vil og få beløpet refundert. Man anmodes likevel om å bruke bestillingssystemet, så fremt det lar seg gjøre. Ved bestilling av bøker trenger bestillerne ISBN-nummeret. Sjekk gjerne Akademika for å finne dette på boken du skal bestille. Dersom man kjøper bøker på reise kan dette føres opp på reiseregningen.

Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (Stortingsproposisjoner, NOU, osv)

NOU og St.prp. kan bestilles på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Klikk på lenken Fagbokforlaget og bestill som privatperson. Kvitteringen leveres til Bente Rosnes eller Ingrid Straume for refusjon.

Biblioteket har også noen NOU og stortingsproposisjoner, og kan bestille dette ved forespørsel.

Oversettelse

Se oppslag på Forskningsadministrasjonssiden LAG NY LENKE

IT-utstyr

• Innkjøp av IT-utstyr skal følge IT-avdelingens opplisting over maskiner fra leverandører UiB har rammeavtale med. Dette omfatter datamaskiner, skrivere og annet datautstyr som er testet og kvalitetssikret av IT-avdelingen.
• Dersom du har en stasjonær PC på kontoret ditt, men har behov for en bærbar PC i stedet, kan du henvende deg til Vivian Gjelsvik eller Birgit Falch for bistand. Fakultetet tilbyr en enkel, men fullverdig standardpakke med bærbar PC, docking og skjerm. Dersom du ønsker en dyrere maskin enn det fakultetet kan tilby, har du anledning til å bruke av dine egne driftsmidler til å dekke mellomlegget.
• Egne driftsmidler kan også brukes til kjøp av f.eks. nettbrett og mobil, dersom dette fremmer forskning og undervisning.
• Alt utstyr som inngår i UiBs bestillings,- og regnskapssystem er UiBs eiendom. Det betyr at dersom en ansatt slutter, skal utstyret leveres tilbake til fakultetet.

Matbestillinger

Vi er pålagt å bruke SIB til servering på UiB. Du kan sende en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no, og du vil bli fulgt opp av en av bestillerne. Haster det, kan du ta direkte kontakt med Ingrid Straume.

Husk å oppgi følgende opplysninger:

• Hva slags mat du ønsker å bestille
• Drikke
• Dato og Klokkeslett
• Leveringssted/rom
• Antall personer
• Spesielle ønsker
• Finansiering (hvor skal det føres i regnskapet)

Kontormøbler

Behov for nye eller tilpassede kontormøbler (heve/senke-pult, kontorstol o.l.) avdekkes under den årlige HMS-runden. Dersom du har behov for tilrettelagt utstyr utenom den årlige runden, kan du kontakte Birgit Falch.

Restaurantbesøk

Mange av byens restauranter har avtale med UiB. Du kan legge inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no, eller kontakte Ingrid Straume direkte. Husk å oppgi tid og sted, antall personer, spesielle hensyn i matveien og hvor det skal regnskapsføres.

Hotellbestillinger

Flere av de store kjedene (alle Scandic hotell) har avtale med UiB, slik at det skal tilstås rabatter på standardprisene. Har du gjest(er) som trenger hotell kan du legge inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no, eller kontakte Ingrid Straume direkte. Husk å oppgi navn på gjesten(e), ønske om hvilket hotell, type rom og hvor det skal regnskapeføres.
Pr. 1. januar 2014 dekkes legitimerte utgifter til overnatting på hotell eller tilsvarende med inntil kr 1650,-. Dersom overnattingen overstiger dette beløpet, må det begrunnes på reiseregningen. Berg-Hansens rutiner for bruk av kredittkort ved bestilling av hotellrom

Visittkort

Bestilling av visittkort kan opprettes via denne linken http://ait.no/uib/ Når ordren er opprettet vil du motta en ordrebekreftelse på den e-postadressen du oppgir i bestillingen. Ordrebekreftelse må du videresende til Vivian Gjelsvik slik at ordren kan legges inn i bestillingssystemet. Det er først når trykkeriet mottar en slik bestilling at man iverksetter produksjonsprosessen.

Navneskilt, mapper og andre artikler

Se utvalget av ulike produkter på Kommunikasjonsavdelingens side for profilartikler

Spørsmål om bestillinger? Kontakt en av bestillerne.