Innkjøp og bestillinger: Forskjell mellom sideversjoner
| Linje 1: | Linje 1: | ||
==Bestillinger av varer og tjenester== | ==Bestillinger av varer og tjenester== | ||
Som ansatte i staten, er UiB ansatte pålagt å følge gitte retningslinjer når de gjør innkjøp for UiB-midler. Formålet er at ansatte ikke skal pådra arbeidsgiver ikke-godkjente kostnader. Riksrevisjonen passer på at disse reglene blir fulgt. I praksis betyr dette at det skal foretas færrest mulig innkjøp på egen hånd med refusjon i etterkant. | Som ansatte i staten, er UiB ansatte pålagt å følge gitte retningslinjer når de gjør innkjøp for UiB-midler. Formålet er at ansatte ikke skal pådra arbeidsgiver ikke-godkjente kostnader. Riksrevisjonen passer på at disse reglene blir fulgt. I praksis betyr dette at det skal foretas færrest mulig innkjøp på egen hånd med refusjon i etterkant. | ||
Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIB sine avtaleleverandører, der de beste betingelsene er forhandlet frem. UiB har videre som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres | Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIB sine avtaleleverandører, der de beste betingelsene er forhandlet frem. UiB har videre som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres via UiBs elektroniske bestillingssystem. I dette systemet godkjennes innkjøpet på forhånd ved at det både attesteres og anvises. | ||
Fakultetet har tre [http://www.uib.no/jur/personer?field_uib_first_name_value=&field_uib_last_name_value=&field_uib_user_competence=Bestiller bestillere], disse er: | Fakultetet har tre [http://www.uib.no/jur/personer?field_uib_first_name_value=&field_uib_last_name_value=&field_uib_user_competence=Bestiller bestillere], disse er: | ||
*[mailto:bente.rosnes@uib.no Bente Rosnes] – tlf. 89 515 | *[mailto:bente.rosnes@uib.no Bente Rosnes] – tlf. 89 515 - bestilling av bøker | ||
*[mailto:ingrid.straume@uib.no Ingrid Straume] – tlf. 89 641 | *[mailto:ingrid.straume@uib.no Ingrid Straume] – tlf. 89 641 - bestilling av hotell, reiser, mat, blomster, lokaler | ||
*[mailto:vivian.gjelsvik@uib.no Vivian Gjelsvik] – tlf. 89 565 | *[mailto:vivian.gjelsvik@uib.no Vivian Gjelsvik] – tlf. 89 565 - bestilling av IT-utstyr og kontorrekvisita | ||
Dersom en av bestillerne er borte, vil en av de andre kunne hjelpe deg. | |||
Vi ber deg opplyse til bestiller på forhånd hvor kostnaden skal belastes i regnskapet; Meltzerprosjekt, NFR-prosjekt, bokkvote o.s.v. | |||
===Bøker=== | ===Bøker=== | ||
UIB har ikke lenger noen forpliktende avtale med Akademika. Inntil videre står alle ansatte fritt til å kjøpe bøker hvor de vil og få beløpet refundert. Vedtaket om å benytte bestillingssystemet så fremt det lar seg gjøre, gjelder fremdeles. Ved bestilling av bøker trenger bestillerne ISBN-nummeret. Sjekk gjerne [http://www.akademika.no/ Akademika] for å finne dette på boken du skal bestille. | UIB har ikke lenger noen forpliktende avtale med Akademika. Inntil videre står alle ansatte fritt til å kjøpe bøker hvor de vil og få beløpet refundert. Vedtaket om å benytte bestillingssystemet så fremt det lar seg gjøre, gjelder fremdeles. Ved bestilling av bøker trenger bestillerne ISBN-nummeret. Sjekk gjerne [http://www.akademika.no/ Akademika] for å finne dette på boken du skal bestille. | ||
Dersom man kjøper bøker på reise kan dette føres opp på reiseregningen. | |||
===Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (Stortingsproposisjoner, NOU, osv)=== | ===Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (Stortingsproposisjoner, NOU, osv)=== | ||
NOU og St.prp. kan bestilles på [http://www.publikasjoner.dep.no/default.aspx Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon] | NOU og St.prp. kan bestilles på [http://www.publikasjoner.dep.no/default.aspx Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon] | ||
Klikk på lenken Fagbokforlaget og bestill som privatperson. | Klikk på lenken Fagbokforlaget og bestill som privatperson. Kvitteringen leveres til [http://www.uib.no/personer/Bente.Rosnes# Bente Rosnes] eller [http://www.uib.no/personer/Ingrid.Straume Ingrid Straume] for refusjon. | ||
Biblioteket har også noen NOU og stortingsproposisjoner og kan bestille ved forespørsel. | Biblioteket har også noen NOU og stortingsproposisjoner og kan bestille dette ved forespørsel. | ||
===Oversettelse=== | ===Oversettelse=== | ||
| Linje 25: | Linje 26: | ||
===IT-utstyr=== | ===IT-utstyr=== | ||
*Universitetets ansatte er bundet av universitetets innkjøpsavtaler. Det betyr at bestillinger skal gjøres via UiBs innkjøpssystem, og følge IT-avdelingens opplisting over maskiner fra leverandører UiB har rammeavtale med. Dette omfatter datamaskiner, skrivere og annet datautstyr som er testet og kvalitetssikret av IT-avdelingen | *Universitetets ansatte er bundet av universitetets innkjøpsavtaler. Det betyr at bestillinger skal gjøres via UiBs innkjøpssystem, og følge IT-avdelingens opplisting over maskiner fra leverandører UiB har rammeavtale med. Dette omfatter datamaskiner, skrivere og annet datautstyr som er testet og kvalitetssikret av IT-avdelingen. | ||
*Dersom du har en stasjonær PC på kontoret ditt, men har behov for en bærbar PC i stedet, kan du henvende deg til [http://www.uib.no/personer/Vivian.Gjelsvik Vivian Gjelsvik] eller [http://www.uib.no/personer/Birgit.Falch Birgit Falch] for bistand. Fakultetet tilbyr en enkel, men fullverdig standardpakke med bærbar PC, docking og skjerm. Dersom du ønsker en dyrere maskin enn det fakultetet kan tilby, har du anledning til å bruke av dine egne driftsmidler til å dekke mellomlegget. | *Dersom du har en stasjonær PC på kontoret ditt, men har behov for en bærbar PC i stedet, kan du henvende deg til [http://www.uib.no/personer/Vivian.Gjelsvik Vivian Gjelsvik] eller [http://www.uib.no/personer/Birgit.Falch Birgit Falch] for bistand. Fakultetet tilbyr en enkel, men fullverdig standardpakke med bærbar PC, docking og skjerm. Dersom du ønsker en dyrere maskin enn det fakultetet kan tilby, har du anledning til å bruke av dine egne driftsmidler til å dekke mellomlegget. | ||
*Egne driftsmidler kan også brukes til kjøp av f.eks. nettbrett og mobil, dersom | *Egne driftsmidler kan også brukes til kjøp av f.eks. nettbrett og mobil, dersom dette fremmer '''forskning''' og '''undervisning'''. | ||
*Alt utstyr som inngår i UiBs bestillings,- og regnskapssystem er | *Alt utstyr som inngår i UiBs bestillings,- og regnskapssystem er UiBs eiendom. Det betyr at dersom en ansatt slutter, skal utstyret leveres tilbake til fakultetet. | ||
===Matbestillinger=== | ===Matbestillinger=== | ||
| Linje 47: | Linje 48: | ||
===Restaurantbesøk=== | ===Restaurantbesøk=== | ||
Mange av byens restauranter har avtale med UiB | Mange av byens restauranter har avtale med UiB. Du kan legge inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no, eller kontakte – husk antall personer, budsjett, eventuelle spesielle hensyn i matveien, og kostnadssted. Eller kontakt [http://www.uib.no/personer/Ingrid.Straume Ingrid Straume] direkte. Husk å oppgi antall personer, | ||
===Hotellbestillinger=== | ===Hotellbestillinger=== | ||
Sideversjonen fra 8. okt. 2015 kl. 12:45
Bestillinger av varer og tjenester
Som ansatte i staten, er UiB ansatte pålagt å følge gitte retningslinjer når de gjør innkjøp for UiB-midler. Formålet er at ansatte ikke skal pådra arbeidsgiver ikke-godkjente kostnader. Riksrevisjonen passer på at disse reglene blir fulgt. I praksis betyr dette at det skal foretas færrest mulig innkjøp på egen hånd med refusjon i etterkant. Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIB sine avtaleleverandører, der de beste betingelsene er forhandlet frem. UiB har videre som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres via UiBs elektroniske bestillingssystem. I dette systemet godkjennes innkjøpet på forhånd ved at det både attesteres og anvises.
Fakultetet har tre bestillere, disse er:
- Bente Rosnes – tlf. 89 515 - bestilling av bøker
- Ingrid Straume – tlf. 89 641 - bestilling av hotell, reiser, mat, blomster, lokaler
- Vivian Gjelsvik – tlf. 89 565 - bestilling av IT-utstyr og kontorrekvisita
Dersom en av bestillerne er borte, vil en av de andre kunne hjelpe deg. Vi ber deg opplyse til bestiller på forhånd hvor kostnaden skal belastes i regnskapet; Meltzerprosjekt, NFR-prosjekt, bokkvote o.s.v.
Bøker
UIB har ikke lenger noen forpliktende avtale med Akademika. Inntil videre står alle ansatte fritt til å kjøpe bøker hvor de vil og få beløpet refundert. Vedtaket om å benytte bestillingssystemet så fremt det lar seg gjøre, gjelder fremdeles. Ved bestilling av bøker trenger bestillerne ISBN-nummeret. Sjekk gjerne Akademika for å finne dette på boken du skal bestille. Dersom man kjøper bøker på reise kan dette føres opp på reiseregningen.
Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (Stortingsproposisjoner, NOU, osv)
NOU og St.prp. kan bestilles på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Klikk på lenken Fagbokforlaget og bestill som privatperson. Kvitteringen leveres til Bente Rosnes eller Ingrid Straume for refusjon.
Biblioteket har også noen NOU og stortingsproposisjoner og kan bestille dette ved forespørsel.
Oversettelse
Se oppslag på Forskningsadministrasjonssiden LAG NY LENKE
IT-utstyr
- Universitetets ansatte er bundet av universitetets innkjøpsavtaler. Det betyr at bestillinger skal gjøres via UiBs innkjøpssystem, og følge IT-avdelingens opplisting over maskiner fra leverandører UiB har rammeavtale med. Dette omfatter datamaskiner, skrivere og annet datautstyr som er testet og kvalitetssikret av IT-avdelingen.
- Dersom du har en stasjonær PC på kontoret ditt, men har behov for en bærbar PC i stedet, kan du henvende deg til Vivian Gjelsvik eller Birgit Falch for bistand. Fakultetet tilbyr en enkel, men fullverdig standardpakke med bærbar PC, docking og skjerm. Dersom du ønsker en dyrere maskin enn det fakultetet kan tilby, har du anledning til å bruke av dine egne driftsmidler til å dekke mellomlegget.
- Egne driftsmidler kan også brukes til kjøp av f.eks. nettbrett og mobil, dersom dette fremmer forskning og undervisning.
- Alt utstyr som inngår i UiBs bestillings,- og regnskapssystem er UiBs eiendom. Det betyr at dersom en ansatt slutter, skal utstyret leveres tilbake til fakultetet.
Matbestillinger
Vi er pålagt å bruke SIB til servering på UiB. Legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no. Haster det, ta kontakt med Ingrid Straume.
Husk å oppgi følgende opplysninger:
- Hva slags mat du ønsker å bestille
- Drikke
- Dato og Klokkeslett
- Leveringssted/rom
- Antall personer
- Spesielle ønsker
- Finansiering (hvor skal det føres i regnskapet)
Kontormøbler
Behov for nye eller tilpassede kontormøbler (heve/senke-pult, kontorstol o.l.) avdekkes under den årlige HMS-runden eller meldes inn til Forsknings- og stabsseksjonen ved seksjonsleder Birgit Falch (birgit.falch@jurfa.uib.no – tlf. 89 560). Vivian Gjelsvik foretar bestillingen.
Restaurantbesøk
Mange av byens restauranter har avtale med UiB. Du kan legge inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no, eller kontakte – husk antall personer, budsjett, eventuelle spesielle hensyn i matveien, og kostnadssted. Eller kontakt Ingrid Straume direkte. Husk å oppgi antall personer,
Hotellbestillinger
Flere av de store kjedene (alle Scandic hotell) har avtale med UiB, slik at det skal tilstås rabatter på standardprisene. Har du gjest(er) som trenger hotell så legg inn spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jurfa.uib.no – husk navn på gjesten(e), spesielt ønske vedr. hvilket hotell, type rom, og kostnadssted. Eller kontakt Ingrid Straume direkte.
Pr. 1. januar 2014 dekkes legitimerte utgifter til overnatting på hotell eller tilsvarende med inntil kr 1650,-. Dersom overnattingen overstiger dette beløpet, må det begrunnes på reiseregningen.
Berg-Hansens rutiner for bruk av kredittkort ved bestilling av hotellrom
Visittkort
Bestilling av visittkort kan opprettes via denne linken http://ait.no/uib/ Når ordren er opprettet vil du motta en ordrebekreftelse på den e-postadressen du oppgir i bestillingen. Ordrebekreftelse må du videresende til Vivian Gjelsvik slik at ordren kan legges inn i bestillingssystemet. Det er først når trykkeriet mottar en slik bestilling at man iverksetter produksjonsprosessen.
Navneskilt, mapper og andre artikler
Se utvalget av ulike produkter på Kommunikasjonsavdelingens side for profilartikler
Spørsmål om bestillinger? Kontakt en av bestillerne.
