Innkjøp og bestillinger

Bestillinger av varer og tjenester

Som ansatt i staten, er man bundet av universitetets innkjøpsavtaler. Hovedregelen er at det skal kjøpes varer og tjenester gjennom UIB sine avtaleleverandører, der de beste betingelsene er forhandlet frem. UiB har som mål at så mange som mulig av innkjøpene skal gjøres via UiBs elektroniske bestillingssystem.

Fakultetet har tre bestillere, disse er:

• Bente Rosnes – tlf. 89 515 - bestilling av bøker
• Ingrid Straume – tlf. 89 641 - bestilling av hotell, reiser, mat, blomster, lokaler
• Vivian Gjelsvik – tlf. 89 565 - bestilling av IT-utstyr, møbler og kontorrekvisita

Dersom en av bestillerne er borte, vil en av de andre kunne hjelpe deg. For at kostnaden skal regnskapsføres korrekt sted, trenger bestilleren å vite hvor kostnaden skal belastes; for eksempel fra Meltzerprosjekt, NFR-prosjekt, bokkvote o.s.v.

Alle fakturaer til UiB skal adresseres til den felles fakturaadressen, som er: Universitetet i Bergen, Felles fakturamottak, Postboks 7800 5020 BERGEN. Alle fakturaer skal dessuten merkes med bestiller kode, som for Det juridiske fakultet er: 160001.

Bøker

UIB har ikke lenger noen forpliktende avtale med Akademika. Inntil videre står alle ansatte fritt til å kjøpe bøker hvor man vil og få beløpet refundert. Man anmodes likevel om å bruke bestillingssystemet, så fremt det lar seg gjøre. Ved bestilling av bøker trenger bestillerne ISBN-nummeret. Sjekk gjerne Akademika for å finne dette på boken du skal bestille. Dersom man kjøper bøker på reise kan dette føres opp på reiseregningen.

Bestillinger av publikasjoner fra forvaltningstjenesten (Stortingsproposisjoner, NOU, osv)

NOU og St.prp. kan bestilles på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Klikk på lenken Fagbokforlaget og bestill som privatperson. Kvitteringen sendes i Paga sammen med et refusjonsskjema til sted 160001.

Biblioteket har også noen NOU og stortingsproposisjoner, og kan bestille dette ved forespørsel.

IT-utstyr

• Innkjøp av IT-utstyr skal følge IT-avdelingens opplisting over maskiner fra leverandører UiB har rammeavtale med. Dette omfatter datamaskiner, skrivere og annet datautstyr som er testet og kvalitetssikret av IT-avdelingen.
  
• Alt utstyr som inngår i UiBs bestillings,- og regnskapssystem er UiBs eiendom. Det betyr at dersom en ansatt slutter, skal utstyret leveres tilbake til fakultetet.
  
• Alle spørsmål om IT-utstyr kan rettes til Vivian Gjelsvik eller Birgit Falch.
  

• Kjøp av datamaskin
  
  • Fakultetsstyret vedtok på møte 6. mai 2014 (sak 36/14), retningslinjer for innkjøp av datamaskin på fakultetet. I de vedtatte retninglinjene står det:
    • Dersom du ikke ønsker en bærbar maskin, kan fakultetsledelsen etter henvendelse godkjenne en stasjonær PC i stedet for. Dersom noen skulle ønske en stasjonær PC, i tillegg til en bærbar PC, må dette behandles av fakultetsledelsen. Terskelen for å få en stasjonær maskin, i tillegg til en bærbar, bør imidlertid være høy av hensyn til likebehandling, og fordi det vil være kostbart for fakultetet med dobbel dekning.
    • Fakultetet tilbyr en enkel, men fullverdig standardpakke med bærbar PC, docking og skjerm. Dersom du ønsker en dyrere maskin enn det fakultetet kan tilby, har du anledning til å bruke av dine egne driftsmidler til å dekke mellomlegget. Eksempler på egne driftsmidler kan være forskergruppeledermidler, Meltzermidler og andre eksterne midler. Dersom stipendiater ønsker å bruke av sitt personlige annuum til en dyrere maskin, skal det foreligge særskilte grunner til dette, og det skal avklares med fakultetsledelsen i forkant.
      
    • Ansatte, som fakultetsledelsen tildeler spesielle oppgaver innefor digitalisering, eller som har andre oppgaver som gjør det nødvendig å bruke en Mac, kan etter en nærmere vurdering fra fakultetsledelsen, bli tildelt slike maskiner uten bruk av egne midler. Her bør imidlertid terskelsen for innvilgelse være enda høyere enn ellers.
      
• Dekning av bredbånd
  
  • Ansatte med tjenstlig behov for bredbånd hjemme får en fast månedlig kompensasjon. Se nærmere retningslinjer på http://www.uib.no/foransatte/91763/bredb%C3%A5ndsavtale
• Kjøp av nettbrett
  
  • Egne driftsmidler kan også brukes til kjøp av nettbrett, dersom dette fremmer forskning og undervisning.
• Kjøp av mobil
  
  • Universitetsdirektøren har fastsatt nye retningslinjer for mobil og abonnement på UiB. Disse har virkning fra 1.1.2016.
    
    • UiB kan gi mobiltelefon til ansatte som har tjenstlig behov for det, som beskrevet i Statens personalhåndbok § 10.2.2. Med tjenstlig behov menes at stillingen er av en slik art at det er behov for å kunne ivareta oppgaver og ansvar også utenom ordinær arbeidstid, eller at det ligger beredskaps-/vaktordninger til stillingen.
      
    • Ordningen omfatter kjøp av mobiltelefon OG dekning av mobilabonnement. Dette betyr at den som ønsker mobil dekket over UiBs budsjetter, eller egne driftsmidler, skal ha et registrert UiB-abonnement på sitt navn. Det er ikke lengre mulig å bestille mobil uten at det følger et UiB-abonnement med.
      
    • Mer informasjon finner du på http://www.uib.no/it/95438/kj%C3%B8p-og-bruk-av-mobiltelefon-dekket-av-uib:

Matbestillinger

Dersom man skal ha cateringmat, er SIB UiBs leverandør. Dersom man ønsker annen mat enn det SIB kan tilby på sin cateringsmeny, er det mulig å benytte andre leverandører. Du kan sende en spesifisert matbestilling på oppdrag.stab@jur.uib.no, og du vil bli fulgt opp av en av bestillerne. Du kan også ta direkte kontakt med Ingrid Straume.Haster bestillingen, er det mulig å selv kontakte SIB her.

Husk å oppgi følgende opplysninger:

• Hva slags mat du ønsker å bestille
• Drikke
• Dato og Klokkeslett
• Leveringssted/rom
• Antall personer
• Spesielle ønsker
• Finansiering (hvor skal det føres i regnskapet)
• NB ! Nye rutiner ved bespisning (representasjon) med eksterne deltagere:

Ved bestilling av mat der en eller flere eksterne deltar, må det legges ved navneliste på alle som skal spise. (Dette gjelder selvsagt ikke seminarer/konferanser. Da bruker vi en egen artskode).

Kontormøbler

Behov for nye eller tilpassede kontormøbler (heve/senke-pult, kontorstol o.l.) avdekkes under den årlige HMS-runden. Dersom du har behov for tilrettelagt utstyr utenom den årlige runden, kan du kontakte Birgit Falch.

Restaurantbesøk

Mange av byens restauranter har avtale med UiB. Du kan legge inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jur.uib.no, eller kontakte Ingrid Straume direkte. Husk å oppgi tid og sted, antall personer, spesielle hensyn i matveien og hvor det skal regnskapsføres.

Hotellbestillinger

Universitets- og høgskolesektoren har nå fått ny hotellavtale med følgende leverandører:

-         Thon Hotels AS
-         Scandic Hotels AS
-         Nordic Choice Commercial Services AS
-         Rezidor Hotels Norway AS

Det skal tilstås rabatter på standardprisene. Oversikt over priser: Gå inn på innkjøpsportalen, deretter rammeavtaler, velg søkefeltet og søk på hotell, så kommer du til avtalen: ANSK-2419-15 Hotelltjenester - overnatting - for Universitets- og høgskolesektoren. Nederst på siden finner du undertegnede kontrakter i pdf-format (prisliste ligger langt nede i dokumentet). Har du gjest(er) som trenger hotell kan du legge inn en spesifisert bestilling på oppdrag.stab@jur.uib.no, eller kontakte Ingrid Straume direkte. Husk å oppgi navn på gjesten(e), ønske om hvilket hotell, type rom og hvor det skal regnskapeføres.
Pr. 1. januar 2017 dekkes legitimerte utgifter til overnatting på hotell eller tilsvarende med inntil kr 1800,-. Dersom overnattingen overstiger dette beløpet, må det begrunnes på reiseregningen. Berg-Hansens rutiner for bruk av kredittkort ved bestilling av hotellrom

Visittkort

Bestilling av visittkort kan opprettes via denne linken http://ait.no/uib/ Når ordren er opprettet vil du motta en ordrebekreftelse på den e-postadressen du oppgir i bestillingen. Ordrebekreftelse må du videresende til Vivian Gjelsvik slik at ordren kan legges inn i bestillingssystemet. Det er først når trykkeriet mottar en slik bestilling at man iverksetter produksjonsprosessen.

Navneskilt, mapper og andre artikler

Se utvalget av ulike produkter på Kommunikasjonsavdelingens side for profilartikler

Spørsmål om bestillinger? Kontakt en av bestillerne.